O uso do e-mail corporativo
Empregos de primeira - 01/08/2009 - [ gif ]
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Os correios eletrônicos são sempre algo muito interessantes para quem quer trazer um pouco de descontração e informalidade para a empresa. Porém, quando eles fazem parte de seu trabalho é melhor ter cuidado. Uma mensagem com palavras mal interpretadas ou enviado para a pessoa errada pode trazer grandes transtornos.
O e-mail facilita tanto o dia-a-dia que é quase impossível ficar sem ele, mas se de um lado a agilidade é sua melhor aliada, do outro, a informalidade em excesso e as abreviações serão seus "algozes". Isso porque o texto enviado "fala" pelo profissional que o escreve, representa sua postura profissional e a empresa para a qual trabalha. Um exemplo é o da produtora de moda C.V., que, evidentemente, não quer se identificar. "Trabalhava com um renomado estilista e recebi um e-mail de uma socialite solicitando um vestido. Já era o quarto ou quinto e-mail dela naquele dia e eu estava atolada de coisas para fazer. Na pressa, repassei o e-mail para minha assistente e escrevi: '- Veja o que essa chata quer e manda o vestido logo se não vou ficar atolada de tanto e-mail', e ainda coloquei o 'rsrsrs' no final. Só depois que cliquei o enviar é que vi que mandei para a cliente, e não para minha assistente. Perdi o emprego, é claro!"
"É errado acreditar que por ser um e-mail, pode ser escrito de qualquer jeito. É preciso evitar erros, linguagem confusa e imprecisa. Em casos de assuntos complexo, deve-se optar pelo contato pessoal, ainda que por telefone e usar o e-mail sirva apenas para confirmar o que foi resolvido", explica Armando Levy, Professor de Cultura Organizacional da Universidade Metodista de São Paulo e Consultor do Núcleo de Formação Profissional da Câmara Brasil-Alemanha.
Assim, manter uma postura profissional diante desta ferramenta torna-se indispensável, como afirma o professor: "Imagine um e-mail contendo expressões inapropriadas, com o nome da empresa, ir parar na imprensa porque o funcionário não foi cuidadoso. Este é o principal temor das empresas, ou seja, que seus nomes, suas marcas, sejam associadas a situações impróprias. Os funcionários precisam entender que o e-mail das empresas é amplamente monitorado, verificado, vigiado, o que, por si só, exige cuidados no seu uso. Assim, as pessoas devem evitar o uso do e-mail corporativo para fins pessoais."
Segundo dados da pesquisa realizada pelo Comitê de Estudos de Tecnologia de Informação e Comunicação (CETIC), ligado ao Comitê Gestor de Internet do Brasil, cerca de 70% das empresas pesquisadas controlam a internet, monitoram e-mail e, em algum momento, aplicaram punições a funcionários pelo que consideraram uso inadequado da internet; mas estas punições, de acordo com o professor, dependem de cada empresa. "É preciso estar atento ao contrato de trabalho. Muitas empresas estabelecem ali as regras para o uso dessa tecnologia. Se não houver, é importante ter bom senso e até mesmo conversar com o chefe, no sentido de entender os limites."
Contudo, ainda segundo Armando, o bloqueio de sites ou a restrição do e-mail corporativo não fará com que os funcionários se tornem mais produtivos. "Em gestão de pessoas, o melhor mesmo, antes de impor qualquer coisa, é conversar, debater, ser transparente, definir responsabilidades, metas e objetivos, e cobrar isso."
Por fim fica a pergunta: é justo as empresas monitorarem os e-mails? "A Constituição Brasileira proíbe a violação da correspondência e, por esta razão, algumas multinacionais evitam monitorar e-mail, pois entendem que isso violaria a Constituição. No entanto, há juízes que entendem que o e-mail é de propriedade da empresa e pode ser monitorado. Como as leis no Brasil são sempre muito dúbias e podem ser interpretadas de diversas formas, há opiniões que defendem tanto que é justo e tanto que é ilegal monitorar e-mail" finaliza Armando Levy.
